Hyvä hallintotapa Vantaan Energia Oy:ssä

Kaisa päivittänyt tekstin 6.3. 2019

Yhtiökokous

Vantaan Energia Oy:n ylin päättävä elin on yhtiökokous. Yhtiökokouksessa yhtiön omistajat, Vantaan kaupunki (omistusosuus yhtiöstä 60 %) ja Helsingin kaupunki (40 %), käyttävät päätösvaltaansa. Vuonna 2018 varsinainen yhtiökokous pidettiin yhtiön toimitalossa Vantaalla 19.6.2018 ja siinä käsiteltiin yhtiöjärjestyksen varsinaiselle yhtiökokoukselle määräämät asiat. Ylimääräisiä yhtiökokouksia ei vuonna 2018 ollut.  

Hallitus

Yhtiöjärjestyksen mukaan hallitukseen kuuluu 7–11 jäsentä. Hallituksen jäsenet valitaan kahdeksi vuodeksi kerrallaan. Yhtiökokous valitsee hallituksen jäsenistä hallituksen puheenjohtajan ja kaksi varapuheenjohtajaa. Hallitus vastaa siitä, että yhtiön hallinto ja toiminta ovat asianmukaisia ja että yhtiötä hoidetaan terveiden liikeperiaatteiden ja hallituksessa vahvistettujen strategioiden mukaisesti. Hallitus vahvistaa yhtiön vuosittaiset toiminta- ja taloussuunnitelmat sekä hyväksyy riskienhallinnan periaatteet. Hallitus päättää myös suurista investoinneista, yritysostoista ja merkittävistä omaisuuden myynneistä. Lisäksi hallitus nimittää ja vapauttaa toimitusjohtajan tehtävästään. Hallituksen jäsenten tehtävänä on edistää yhtiön ja sen kaikkien osakkeenomistajien etua. Hallitus kokoontuu puheenjohtajan kutsusta ja ennakolta päätetyn kokousaikataulun mukaan, pääsääntöisesti kerran kuussa, heinäkuu pois lukien. Kokoukset pidetään pääsääntöisesti yhtiön toimitalossa. Hallituksen kokouspöytäkirjat hyväksytään siten, että puheenjohtaja ja sihteeri sekä yksi kussakin kokouksessa erikseen valittava hallituksen jäsen allekirjoittavat pöytäkirjan. Satunnaisesti tarvittavat, ylimääräiset hallituksen kokoukset pidetään pääsääntöisesti puhelinkokouksina. Tuolloin kaikki kokoukseen osallistuneet hallituksen jäsenet allekirjoittavat pöytäkirjan.

Hallituksen kokousten esityslistat laatii toimitusjohtaja. Yhtiöjärjestyksen mukaan hallitus on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet sen jäsenistä on läsnä. Hallituksen päätökseksi tulee se mielipide, jota enemmän kuin puolet läsnä olevista on kannattanut tai äänten mennessä tasan se mielipide, johon puheenjohtaja on yhtynyt. Hallituksessa säännöllisesti käsiteltävät asiat ja käsittelyjen sijoittuminen kalenterivuodelle on kuvattu hallituksen vuosikellossa. Hallituksen kokouksissa asioiden esittelijänä toimii yhtiön toimitusjohtaja tai hänen määräämänsä. Vantaan Energian hallitus seuraa kuukausittain kokouksissaan konsernin ja emoyhtiön tuloskehitystä sekä -ennusteita. Riskiseurantaa toteutetaan Vantaan Energian riskienhallintapolitiikan mukaisesti, ja kuukausittain seurataan mm. sähkön markkinahintojen, kivihiilen ja päästöoikeuksien hintakehitystä sekä yhtiön sähkön myynnin ja tuotannon suojaustilannetta. Talousriskeistä seurataan etenkin rahoitustilanteen kehittymistä ja korkoriskin hallintaa. Yhtiössä noudatetun menettelyn mukaisesti toimitusjohtajan ja toimitusjohtajan suorien alaisten henkilöstöasiat (esimerkiksi palkka, tulostavoitteet ja nimitykset) päätetään hallituksen palkitsemisvaliokunnassa, joka muodostuu hallituksen puheenjohtajistosta. Tehdyt ratkaisut tuodaan hallitukselle tiedoksi. Hallituksella ei ole muita valiokuntia.

Vuonna 2018 hallituksessa oli aluksi yhdeksän jäsentä, joista Vantaan kaupunki oli nimennyt viisi ja Helsinki neljä. Yhtiön omistajakaupunkien yksimielisellä päätöksellä hallitusta täydennettiin kahdella uudella jäsenellä 22.10.2018 alkaen. Kaikkien hallituksen jäsenten toimikausi päättyy vuoden 2019 varsinaisen yhtiökokouksen päättyessä. Vuoden 2018 aikana hallitus kokoontui 14 kertaa. Kokousten lisäksi hallitus piti yksipäiväisen strategiaseminaarin elokuussa.

Vuonna 2018 hallitukseen kuuluivat Tommi Valtonen, puheenjohtaja (toimitusjohtaja, s. 1964), Matti Parpala, 1. varapuheenjohtaja (toimitusjohtaja, s. 1986), Jasmin Hamid (TeM, s. 1984), Hannu Kokko (asianajaja, varatuomari, s. 1955), Paula Lehmuskallio (seurakuntaneuvos, s. 1948), Matti Malinen (talousarviopäällikkö, s. 1955) ja Mia Nygård (yrittäjä, s. 1978) sekä 22.10.2018 alkaen Sari Aalto (Head of Finance, s. 1965) ja Heikki Pikkarainen (Senior Vice President, s. 1963). Hallituksen 2. varapuheenjohtaja Markku J. Jääskeläinen (sidosryhmäjohtaja, s. 1953) luopui hallitustehtävästään 31.12.2018, minkä jälkeen hallituksen jäsen Päivi Laakso (tarkastaja, s. 1982) siirtyi osakkeenomistajien 26.11.2018 tekemällä yksimielisellä päätöksellä hallituksen 2. varapuheenjohtajaksi 1.1.2019 alkaen ja uutena jäsenenä hallituksessa aloitti Kalle Eklund (hallintopäällikkö, s. 1980). Hallituksen sihteerinä toimi Kaisa Auvinen (toimitusjohtajan assistentti, s. 1965).

Toimitusjohtaja ja johtoryhmä

Toimitusjohtaja vastaa juoksevasta hallinnosta ja siitä, että kirjanpito on lainmukainen ja varainhoito järjestetty luotettavalla tavalla. Toimitusjohtaja valmistelee hallituksessa päätettävät asiat ja välittää hallitukselle tiedot merkittävistä yhtiötä koskevista toimenpiteistä ja tapahtumista. Hänen tehtävänään on panna toimeen hallituksen päätökset sekä johtaa ja kehittää liiketoimintaa hallituksen ohjeiden ja määräysten mukaan. Toimitusjohtaja vastaa myös toiminnan jatkuvuuden hallinnasta ja yritysturvallisuudesta sekä resurssien saatavuudesta ja niiden kohdistamisesta. Toimitusjohtajalla on apunaan johtoryhmä, joka koostuu yhtiön eri toiminnoista vastaavista erityisosaajista. Toimitusjohtaja kutsuu johtoryhmän koolle ja toimii sen puheenjohtajana. Johtoryhmä kokoontuu pääsääntöisesti kaksi kertaa kuukaudessa ennakkoon päätetyn aikataulun mukaisesti. Konsernin ja emoyhtiön sekä liiketoimintojen tuloskehitystä ja -ennusteita tarkastellaan ja analysoidaan kuukausittain. Johtoryhmä seuraa myös konsernin strategian toteutumista, riskienhallintaa ja työturvallisuuden kehittymistä. Toiminnan kehittämisessä hyödynnetään sisäisistä tarkastuksista saatuja palautteita sekä tilintarkastushavaintoja.

Keskimäärin joka toinen kuukausi johtoryhmä kokoontuu projektihallinnan teemakokouksiin, joissa tarkastellaan konsernin kehityshankesalkkua, päätetään merkittävien uusien hankkeiden käynnistämisestä ja seurataan jo käynnissä olevien tilannetta. Projektihallinnan johtoryhmäkokouksiin osallistuu vakiojäsenenä myös tietohallintopäällikkö.

Kahdesti vuodessa johtoryhmä kokoontuu yritysturvallisuuden teemakokouksiin, joihin osallistuvat vakiojäseninä myös tietohallintopäällikkö, konsernin nimeämä tietosuojavastaava sekä yritysturvallisuuspäällikkö. Viimeksi mainittu toimii asioiden esittelijänä kokouksissa. Yritysturvallisuuden johtoryhmä vastaa konsernin yritysturvallisuuden ohjaamisesta, tavoitteista sekä toimintasuunnitelmista.

Toukokuussa 2018 järjestettiin johdon strategiapäivä, johon osallistui johtoryhmän lisäksi erikseen nimettyjä avainhenkilöitä organisaation eri yksiköistä. Tilaisuudessa käsiteltiin alkuvuoden aikana valmisteltua, vuoteen 2025 ulottuvaksi päivitettyä strategialuonnosta ja tarkasteltiin konsernin talousvisiota (pidemmän aikajänteen talousnäkymä).

Tytäryhtiö Vantaan Energia Sähköverkot Oy:n toimitusjohtaja ei ole emoyhtiön johtoryhmän jäsen, mutta hän voi halutessaan olla läsnä johtoryhmän kokoontumisissa.

Henkilöstön edustus hallinnossa toteutuu Vantaan Energia Oy:n johtoryhmässä, jossa henkilöstöllä on yksi edustaja.

Yhtiön toimitusjohtajana vuodesta 2005 alkaen toiminut Pertti Laukkanen (teollisuusneuvos, s. 1955) jäi eläkkeelle 31.12.2018, minkä jälkeen tehtävässä aloitti 1.1.2019 Jukka Toivonen (DI, MBA, s. 1968). Vuonna 2018 johtoryhmään kuuluivat Vesa Hynninen (kehitysjohtaja, s. 1967, konsernissa 1991–), Tuomas Kautto (henkilöstön edustaja, turvallisuusvastaava, s. 1976, konsernissa 1998–), Ilkka Reko (myyntijohtaja, s. 1960, konsernissa 1991–), Maija Siikilä (talous- ja hallintojohtaja, s. 1958, konsernissa 2005–), Mervi Suorsa (viestintä- ja henkilöstöjohtaja, s. 1968, konsernissa 2006–) ja Markku Vartia (energiajohtaja, s. 1965, konsernissa 2000–). Tuotantojohtaja Marko Ahlin (s. 1969, konsernissa 2003–) jäätyä opintovapaalle johtoryhmän jäsenenä syyskuussa 2018 aloitti Kalle Patomeri (tuotantojohtaja, s. 1971, konsernissa 2009–). Johtoryhmän sihteerinä toimi toimitusjohtajan assistentti Kaisa Auvinen (s. 1965, konsernissa 2005–).

Palkkiot

Hallituksen puheenjohtajan vuosipalkkio oli 7 000 euroa, hallituksen varapuheenjohtajien 5 000 euroa ja hallituksen jäsenten 4 000 euroa. Kokouspalkkioina maksettiin puheenjohtajalle 290 euroa ja jäsenille 240 euroa jokaiselta kokoukselta, johon he osallistuivat.

Vuonna 2018 hallitukselle maksettiin palkkioita yhteensä 76.470,01 euroa (vuonna 2017 yhteensä 54.249,99 euroa). Hallituksen jäsenet eivät saaneet yhtiöltä eläke-etuja. Vuonna 2018 toimitusjohtajan ja johtoryhmän jäsenten yhteenlasketut palkkiot, mukaan lukien palkka, luontoisedut ja tulospalkkio, olivat yhteensä 1.289.636,83 euroa (1.047.890,75 euroa). Konsernissa ei ole käytössä optiojärjestelmää.