Tietosuojaseloste: Vantaan Energian henkilörekisteri

Tällä tietosuojaselosteella annetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämiä tietoja rekisteröidylle sekä valvovalle viranomaiselle.

1 Rekisterinpitäjä

Vantaan Energia Oy
Y-tunnus: 0124461-3
Postiosoite: PL 95, 01301, Vantaa
Puhelin: 09 829 01
Verkkopalvelu: www.vantaanenergia.fi

2 Rekisteriasioista vastaava henkilö

Riikka Pelli
Postiosoite: PL 95, 01301 Vantaa
Käyntiosoite: Peltolantie 27, 01300 Vantaa
Sähköposti: riikka.pelli@vantaanenergia.fi

3 Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Heidi Itkonen
Postiosoite: PL 95, 01301 Vantaa
Käyntiosoite: Peltolantie 27, 01300 Vantaa
Tietosuojakyselyt: www.vantaanenergia.fi/tietosuojakysely?

4 Rekisterin nimi

Vantaan Energia Oy:n henkilöstörekisteri (”Henkilöstörekisteri”)

5 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn oikeusperuste

Henkilöstörekisterin sisältämien henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on Vantaan Energia Oy:n ja Vantaan Energia Sähköverkot Oy:n toimintaan liittyvien lakisääteisten henkilöstötehtävien hoitaminen, henkilöstöpalveluiden tarjoaminen sekä henkilötietojen ylläpitäminen.

Vantaan Energia Oy noudattaa henkilötietojen käsittelyssä siihen sovellettavaa lainsäädäntöä sekä EU:n yleistä tietosuoja-asetusta. Henkilötietoja voidaan käsitellä sovellettaviin lakeihin sekä viranomaisten määräyksiin ja ohjeisiin liittyvien velvoitteiden noudattamiseksi.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on sopimus, suostumus, lainsäädännön vaatimus tai rekisterinpitäjän oikeutettu etu.

6 Rekisterin tietosisältö

Henkilöstörekisterin yhteydessä voidaan käsitellä rekisteröityyn henkilöön liittyviä tietoja:
– perustiedot rekisteröidystä (kuten nimet, syntymäaika, henkilötunnus, osoitetiedot, sukupuoli)
– käyttäjätunnuksia varten
– yhteystiedot (kuten osoitetiedot, puhelinnumero ja sähköpostiosoite, lähiomaisen nimi ja puhelinnumero);
– Palkanmaksuun liittyvät tiedot (kuten palkka-, työaika-, työsuhde- ja poissaolotiedot)
– Työkykyyn liittyvät tiedot (kuten sairauspoissaolotiedot)
– Puhelinvaihteeseen tarvittavat tiedot (kuten nimi, puhelinnumero, tehtävänimike)
– Työsuhde-etuihin liittyvät tiedot (kuten nimi, sähköposti, puhelin-numero)
– Valokuvat ja videot (ilman henkilötunnistetta)
– Työajanseurantaan ja kulunvalvontaan liittyvät tiedot (kuten nimi, työaikaleimaukset, kulkureitit, kameravalvonta)
– Henkilöstötutkimukseen tarvittavat perustiedot (nimi, sähköposti, organisaatiotiedot)
– Erillisiin listoihin tarvittavat henkilötiedot , kuten päivystyslistat, laitosten turvallisuusperehdytysten suoritustilasot, ProtoCon Type perehdytykset, nostalaiteperehdytykset ja työluvat.
– mahdolliset muut erikseen rekisteröidyn suostumuksella kerätyt tiedot.

7 Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteröityä koskevat tiedot saadaan säännönmukaisesti
– rekisteröidyltä itseltään hänen tullessa Vantaan Energia Oy:n ja Vantaan Energia Sähköverkot Oy:n työntekijäksi, rekisteröidyn käyttäessä Vantaan Energia Oy:n henkilöstöpalveluja tai muun asiallisen yhteyden syntyessä Vantaan Energia Oy:n ja rekisteröidyn välille;

Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös viranomaisilta ja muilta kolmansilta osapuolilta soveltuvan lainsäädännön sallimissa rajoissa tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja tarkoituksia varten.

8 Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Palveluiden tuottamiseksi henkilötietoja voidaan käsitellä Vantaan Energia -konsernin yhteisissä tietojärjestelmissä tämän tietosuo-jaselosteen mukaisiin tarkoituksiin.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa tässä rekisteriselosteessa kuvattuja tarkoituksia varten ja kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön,
viranomaisten määräysten ja velvoittamissa rajoissa.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa myös rekisterinpitäjän huolellisesti valikoimien yhteistyökumppaneiden sellaisiin tarkoituksiin, jotka
tukevat Henkilöstörekisterissä kuvattuja henkilötietojen käsittelyn tarkoituksia.

9 Tietojen säilytysaika

Tietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen tässä Tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi. Tämän jälkeen tiedot poistetaan paitsi, jos lain tai osapuolten sopimukseen perustuvien oikeuksien ja velvollisuuksien mukaan olemme velvollisia säilyttämään tiedot.

Säilytysajat ovat löydettävissä Vintrassa Yritysturvallisuus/Tietosuoja.

10 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Vantaan Energia ei siirrä tietoja muihin kuin EU- ja ETA-maihin.

11 Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötiedot on suojattu toimialalla yleisesti hyväksyttävin ja kohtuullisin keinoin kuten kulkuluvin, koulutuksin, palomuurein ja
salasanoin.

Ainoastaan yksilöidyillä rekisterinpitäjän tai sen toimeksiannosta ja lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on pääsy
Henkilöstörekisterissä käsiteltäviin henkilötietoihin Vantaan Energia Oy:n myöntämien käyttöoikeuksien mukaisesti. Vantaan Energia Oy huomioi siihen sovellettavan lainsäädännön ja viranomaisten määräykset henkilötieto-jen luottamuksellisen käsittelyn varmistamisesta.

12 Tarkastus-, kielto- ja korjausoikeus

Rekisteröidyllä on henkilötietolain mukainen oikeus tarkistaa, mitä tietoja hänestä on tallennettu Henkilöstörekisteriin. Tarkastuspyyntö tulee toimittaa henkilökohtaisesti tulemalla paikan päälle tai keskitetyn portaalin kautta https://tietopalvelu.vantaanenergia.fi/henkilorekisterilomake

Rekisteröidyllä on yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeus vaatia Vantaan Energia Oy:tä oikaisemaan, poistamaan tai täydentämään rekisterissä oleva, tietojen käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Rekisteröidyllä on oikeus myös vaatia tietosuoja-asetuksen mukaista henkilötietojen käsittelyn rajoittamista sekä siirtoa toiselle rekisteripi-täjälle.

Rekisteröity on itse vastuussa antamiensa tietojen oikeellisuudesta. Rekisteröidyn tulee ilmoittaa, mikäli hänen antamissa tiedoissa
tapahtuu muutoksia.

13 Valituksen tekeminen valvovalle valvontaviranomaiselle

Jos rekisteröity katsoo, että henkilötietojen käsittely rikkoo soveltuvaa lainsäädäntöä tai että hänen lakisääteisiä oikeuksiaan on loukattu, hän voi tehdä asiasta valituksen tietosuojavaltuutetulle, jonka yhteystiedot löytyvät seuraavasta osoitteesta: www.tietosuoja.fi.

6.4.2020