Vantaan Energia Oy:n kaukolämmön asiakasrekisteri

Tällä tietosuojaselosteella annetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämiä tietoja rekisteröidylle eli rekisterinpitäjän asiakkaalle sekä valvovalle viranomaiselle.

1  Rekisterinpitäjä

Vantaan Energia Oy
Y-tunnus: 0124461-3
Postiosoite: PL 95, 01301, Vantaa
Puhelin: 09 829 01
Verkkopalvelu: www.vantaanenergia.fi

2  Rekisteriasioista vastaavat henkilöt ja yhteystiedot

Rekisteristä vastaava
Lassi Kortelainen
Postiosoite: PL 95, 01301 Vantaa
Käyntiosoite: Peltolantie 27, 01300 Vantaa

Tietosuojavastaava
Heidi Itkonen
Postiosoite: PL 95, 01301 Vantaa
Käyntiosoite: Peltolantie 27, 01300 Vantaa

Tietosuojakyselyt
https://tietopalvelu.vantaanenergia.fi/kaukolampolomake

3  Rekisterin nimi

Vantaan Energia Oy:n kaukolämmön asiakasrekisteri (”Asiakasrekisteri”)

Rekisterin rekisteröityjä ovat Vantaan Energia Oy:n asiakkaat ja potentiaaliset asiakkaat. Rekisteröity voi olla yksityishenkilö, yrittäjä tai yhteisö.

Potentiaalinen asiakkuus syntyy henkilön ilmaistua kiinnostuksensa Vantaan Energia Oy:n palveluita kohtaan ja antaessaan suostumuksensa suoramarkkinointiin esimerkiksi Vantaan Energia Oy:n kotisivuilla, arvonnoissa, messuilla ja tapahtumissa tai myyntipisteellä.

4  Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn oikeusperuste

Asiakasrekisterin sisältämien henkilötietojenkäsittelyn tarkoituksena on Vantaan Energia Oy:n liiketoimintaan liittyvien asiakassuhteiden ja -tehtävien hoitaminen, palveluiden ja tuotteiden tarjoaminen, myyminen ja niistä viestiminen sekä asiakassuhteiden ja olemassa olevien ja tulevien palveluiden ja tuotteiden laadun varmentaminen, ylläpitäminen ja kehittäminen.

Yllä mainituissa tarkoituksissa henkilötietoja voidaan käsitellä Vantaan Energia Oy:n asiakassuhteiden hoitamiseksi sekä palveluiden ja tuotteiden käytön analysoimiseksi, tarjoamiseksi, myymiseksi ja kehittämiseksi, asiakkuuden ja rekisteröityjen tunnistamiseksi, tilastointiin, asiakas- ja markkinointiviestintään sekä huolellisesti valikoitujen yhteistyökumppaneiden tuotteiden ja palveluiden markkinointiin sekä mielipide- ja markkinatutkimuksiin.

Vantaan Energia Oy noudattaa henkilötietojen käsittelyssä siihen sovellettavaa lainsäädäntöä kuten tietosuojalakia sekä EU:n yleistä tietosuoja-asetusta. Henkilötietoja voidaan käsitellä sovellettaviin lakeihin sekä viranomaisten määräyksiin ja ohjeisiin liittyvien velvoitteiden noudattamiseksi.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on sopimus, suostumus, lainsäädännön vaatimus tai rekisterinpitäjän oikeutettu etu. Oikeutettuja etuja ovat liiketoiminnan ja palveluiden tuottaminen, tukeminen ja kehittäminen.

5  Rekisterin tietosisältö

Asiakasrekisterin yhteydessä voidaan käsitellä seuraavia asiakkaaseen tai muuhun rekisteröityyn henkilöön liittyviä tietoja:

• perustiedot rekisteröidystä (kuten nimet, syntymäaika, henkilötunnus, osoitetiedot, y-tunnus, asiakasnumero, käyttöpaikkatunnus, käyttäjätunnus ja/tai muu yksilöivä tunniste, salasana, äidinkieli);
• yritysten yhteyshenkilöitä koskevat tiedot (kuten tiedot työnantajasta ja rekisteröidyn ammatillisesta asemasta);
• yhteystiedot (kuten osoitetiedot, puhelinnumero ja sähköpostiosoite);
• maksamiseen ja laskutukseen liittyvät tiedot (kuten laskutusta, maksuja, maksamista ja perintää koskevat tiedot, ennakkoarviot, vahingonkorvaustiedot ja luottotietokyselyt);
• asiakkuuteen ja sopimuksiin liittyvät tiedot (kuten sopimusta, tilausta sekä voimassaolevia ja päättyneitä palveluja koskevat tiedot, asiointitiedot, valtuutustiedot, kontaktitallenteet (kuten puhelu- ja sähköpostitallenteet), Vantaan Energia Oy:n kanssa käyty kirjeenvaihto ja muut yhteydenotot sekä markkinointiin liittyvät tiedot);
• palveluihin ja tuotteisiin liittyvät tiedot (kuten tilaus-, voimassaolo-, muutos- ja päättymistiedot, häiriöihin liittyvät tiedot, mobiilipalveluiden käyttöä koskevat tarpeelliset tiedot, rekisteröidyn itse antamat tiedot kiinnostuksen kohteista, evästeet ja niiden käyttöön liittyvät tiedot sekä Asiakasrekisterin yhteydessä käsiteltyjen tietojen perusteella muodostetut käyttäjäprofiilit);
• kaukolämmön kulutusta koskevat tiedot (kuten kulutuksen vuosiennuste ja kulutukseen liittyvät raportit)
• mahdolliset muut erikseen rekisteröidyn suostumuksella kerätyt tiedot.

Potentiaalisten asiakkaiden osalta voidaan käsitellä seuraavia rekisteröityyn henkilöön liittyviä tietoja:

• perustiedot rekisteröidystä (kuten nimet, osoitetiedot, y-tunnus, käyttöpaikkatunnus ja/tai muu yksilöivä tunniste);
• yritysten yhteyshenkilöitä koskevat tiedot (kuten tiedot työnantajasta ja rekisteröidyn ammatillisesta asemasta);
• yhteystiedot (kuten osoitetiedot, puhelinnumero ja sähköpostiosoite);
• asiakkuuteen ja sopimuksiin liittyvät tiedot (kuten Vantaan Energia Oy:n kanssa käyty kirjeenvaihto ja muut yhteydenotot sekä markkinointiin liittyvät tiedot);
• palveluihin ja tuotteisiin liittyvät tiedot (kuten rekisteröidyn itse antamat tiedot kiinnostuksen kohteista, evästeet ja niiden käyttöön liittyvät tiedot);
• markkinointikiellot ja -suostumukset (kuten suoramarkkinointikielto, puhelinmarkkinointikielto, digitaalisen markkinoinnin suostumus)
• mahdolliset muut erikseen rekisteröidyn suostumuksella kerätyt tiedot.

6  Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteröityä koskevat tiedot saadaan säännönmukaisesti

• rekisteröidyltä itseltään hänen tullessa Vantaan Energia Oy:n asiakkaaksi, rekisteröityessään Vantaan Energia Oy:n palveluiden käyttäjäksi, rekisteröidyn käyttäessä Vantaan Energia Oy:n palveluja tai muun asiallisen yhteyden syntyessä Vantaan Energia Oy:n ja rekisteröidyn välille;
• rekisteröidyltä itseltään hänen pyytäessään Vantaan Energia Oy:ltä tarjouksen tai antaessaan suostumuksen tietojen lisäämiseen Vantaan Energia Oy:n Asiakasrekisteriin;
• Vantaan Energia Oy:n Asiakasrekisterin tietoja voidaan myös kerätä, tallettaa ja päivittää esimerkiksi Väestörekisterikeskuksen, Suomen Asiakastieto Oy:n ja muun osoite-, päivitys- ja muuta vastaavaa palvelua tarjoavan rekisterinpitäjän rekisteristä.

Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös viranomaisilta ja muilta kolmansilta osapuolilta soveltuvan lainsäädännön sallimissa rajoissa tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja tarkoituksia varten.

Vantaan Energia tallentaa asiakaspalvelupuhelut asiakaspalvelun laadun varmistamiseksi ja kehittämistä varten.

7  Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Palveluiden tuottamiseksi henkilötietoja voidaan käsitellä Vantaan Energia konsernin yhteisissä tietojärjestelmissä tämän tietosuojaselosteen mukaisiin tarkoituksiin.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa tässä rekisteriselosteessa kuvattuja tarkoituksia varten ja kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön, viranomaisten määräysten sekä toimialajärjestöjen ohjeiden sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisille, kiinteistön omistajille ja isännöitsijöille.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa myös rekisterinpitäjän huolellisesti valikoimien yhteistyökumppaneiden sellaisiin tarkoituksiin, jotka tukevat Asiakasrekisterissä kuvattuja henkilötietojen käsittelyn tarkoituksia.

8  Tietojen säilytysaika

Tietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen tässä Tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi, lähtökohtaisesti sopimus- ja siihen liittyvät tiedot asiakassuhteen ajan. Tämän jälkeen tiedot poistetaan paitsi, jos lain tai osapuolten sopimukseen perustuvien oikeuksien ja velvollisuuksien mukaan olemme velvollisia säilyttämään tiedot.

Sopimukseen perustuvien ja tulevien asiakkaiden kontaktitallenteiden ja asiakastietojen säilytysaika on kymmenen (10) vuotta.

Muiden kontaktitallenteiden säilytysaika on yksi (1) vuosi.

Potentiaalisten asiakkaiden osalta suostumukseen perustuvia asiakastietoja säilytetään kunnes asiakas peruu suostumuksen. Ulkopuolisten rekisterien osalta noudatetaan rekisterinpitäjän ohjeistusta.

Tiedot poistetaan rekisterinpitäjän noudattamien poistoprosessien mukaisesti. Rekisterinpitäjä voi käsitellä sopimussuhteen päätyttyä henkilötietoja suoramarkkinointitarkoituksiin soveltuvan lainsäädännön mukaisesti.

9  Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Vantaan Energia ei siirrä tietoja muihin kuin EU- ja ETA-maihin.

10  Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötiedot on suojattu toimialalla yleisesti hyväksyttävin ja kohtuullisin keinoin kuten kulkuluvin, koulutuksin, palomuurein ja salasanoin.

Ainoastaan yksilöidyillä rekisterinpitäjän tai sen toimeksiannosta ja lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on pääsy Asiakasrekisterissä käsiteltäviin henkilötietoihin Vantaan Energia Oy:n myöntämien käyttöoikeuksien mukaisesti. Vantaan Energia Oy huomioi siihen sovellettavan lainsäädännön ja viranomaisten määräykset ja toimialajärjestöjen ohjeet henkilötietojen luottamuksellisen käsittelyn varmistamisesta.

11  Tarkastus-, kielto- ja korjausoikeus

Rekisteröidyllä on yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeus tarkistaa, mitä tietoja hänestä on tallennettu Asiakasrekisteriin. Sähköinen tarkastuspyyntö tehdään osoitteessa https://tietopalvelu.vantaanenergia.fi/kaukolampolomake. Kirjallinen tarkastuspyyntö tehdään henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän toimipisteessä, jossa varmistetaan rekisteröidyn henkilöllisyys. Vantaan Energia Oy veloittaa tietojen antamisesta aiheutuvan kohtuullisen korvauksen, jos rekisteröity käyttää tarkastusoikeuttaan useammin kuin kerran vuodessa.

Rekisteröidyllä on yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeus kieltää häntä koskevien tietojen käsittely ja luovuttaminen suoramainontaa, etämyyntiä ja suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimuksia varten. Kielto-oikeus ei koske asiakkaan tilaamiin palveluihin liittyvää asiakasviestintää ja muuta palveluiden yhteydessä palveluiden tarjoamiseksi tapahtuvaa viestintää. 

Rekisteröidyllä on yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeus vaatia Vantaan Energia Oy:tä oikaisemaan, poistamaan tai täydentämään rekisterissä oleva, tietojen käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Rekisteröidyllä on oikeus myös vaatia tietosuoja-asetuksen mukaista henkilötietojen käsittelyn rajoittamista sekä siirtoa toiselle rekisteripitäjälle.

Rekisteröity on itse vastuussa antamiensa tietojen oikeellisuudesta. Rekisteröidyn tulee ilmoittaa, mikäli hänen antamissa tiedoissa tapahtuu muutoksia. 

12  Valituksen tekeminen valvontaviranomaiselle

Jos rekisteröity katsoo, että henkilötietojen käsittely rikkoo soveltuvaa lainsäädäntöä tai että hänen lakisääteisiä oikeuksiaan on loukattu, hän voi tehdä asiasta valituksen tietosuojavaltuutetulle, jonka yhteystiedot löytyvät seuraavasta osoitteesta: www.tietosuoja.fi.

4.12.2019