Vantaan Energia Oy:n Ilmoituskanavan (Whistleblowing) tietosuojaseloste

Tällä tietosuojaselosteella annetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämiä tietoja rekisteröidylle sekä valvovalle viranomaiselle.

1  Rekisterinpitäjä

Vantaan Energia Oy
Y-tunnus: 0124461-3
Postiosoite: PL 95, 01301, Vantaa
Puhelin: 09 829 01
Verkkopalvelu: www.vantaanenergia.fi

2  Rekisteriasioista vastaavat henkilöt ja yhteystiedot

Rekisteristä vastaava
Vantaan Energia Oy
Postiosoite: PL 95, 01301 Vantaa
Käyntiosoite: Peltolantie 27, 01300 Vantaa

Tietosuojavastaava
Heidi Itkonen
Postiosoite: PL 95, 01301 Vantaa
Käyntiosoite: Peltolantie 27, 01300 Vantaa

Tietosuojakyselyt
https://tietopalvelu.vantaanenergia.fi/tietosuojavastaavalomake

3  Rekisterin nimi

Ilmoituskanava (Whistleblowing)

4  Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on Ilmoituskanavan kautta tulleiden ilmoitusten käsittely. Ilmoituksia voi tehdä konsernin henkilöstö ja ulkoiset sidosryhmät. Tietoja käsitellään ilmoituksissa tulleiden tapausten tutkinnassa ja mahdollisten seuraamusten käsittelyssä.

Henkilötietoja käsitellään lakisääteisten velvoitteiden toteuttamiseksi sekä rekisterinpitäjän oikeutetun edun perusteella.

5  Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää konsernin henkilöstön tai muiden sidosryhmiin kuuluvien henkilöiden antamia tietoja. Tällaisia tietoja ovat muun muassa nimi, tehtävänimike, puhelinnumero, sähköposti, sijaintitieto tai muita selvittelyyn/tutkintaan liittyviä henkilötietoja, mikäli ilmoittaja niitä antaa ilmoituskanavan kautta. Ilmoitukseen voi lisätä myös liitetiedostoja, kuvia ja videoita.

Rekisterin rekisteröityjä ovat ilmoituksen tekijät ja ilmoituksen kohteena olevat henkilöt sekä käsittelijät.

Rekisteri sisältää käsittelijöistä seuraavat tiedot: nimi, tehtävänimike, käyttäjätunnus sekä lokitiedot.

Konsernilla on ilmoitusten käsittelyyn muutaman henkilön tiimi, joka ilmoitukset vastaanottaa ja käsittelee. Ilmoituksen luonteesta riippuen voidaan käsittelijöiden määrää lisätä tapauskohtaisesti.

6  Säännönmukaiset tietolähteet

Pääasiallisena tietolähteenä toimii ilmoituskanava.

Ilmoituksia voivat tehdä Vantaan Energia -konsernin työntekijät tai muut mahdolliset sidosryhmät kuten mm. Vantaan Energia -konsernin yhtiöiden liikekumppanit tai heidän edustajat.

Käsittelijä kerää ilmoittajan antamia henkilötietoja ilmoituskanavan tai muiden kanavien kautta. Lisäksi tutkimusten aikana henkilötietoja kerätään tarvittaessa konsernin muista sisäisistä järjestelmistä. Lisäksi rekisterinpitäjä kerää tapauksen tutkinnan aikana ilmoitukseen liittyviä välttämättömiä tietoja asianosaisilta sekä tapahtumiin liittyviltä henkilöiltä ja tahoilta.

7  Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Mikäli anonyymi ilmoitus edellyttää tarkempaa selvittämistä ja ilmoituksessa on annettu henkilötietoja, voidaan niitä luovuttaa organisaation nimetyille tutkinnasta vastaaville tahoille.

Henkilötietoja ei lähtökohtaisesti luovuteta konsernin ulkopuolelle. Tietoja kuitenkin luovutetaan voimassa olevan lainsäädännön edellyttämin tavoin rikosepäilytapauksissa poliisille sekä kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön, viranomaisten määräysten sekä toimialajärjestöjen ohjeiden sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisille.

8  Tietojen säilytysaika

Tietoja säilytetään vain niin kauan ja siinä laajuudessa, kuin se on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi. Tämän jälkeen tiedot poistetaan paitsi silloin, kuin lain tai osapuolten sopimukseen perustuvien oikeuksien ja velvollisuuksien mukaan olemme velvollisia säilyttämään tiedot.

Ilmoituksia ja mahdollisesti ilmoitukseen liittyviä henkilötietoja säilytetään kaksi vuotta tutkinnan päättymisen jälkeen. Mikäli tapauksesta aiheutuu oikeuskäsittely säilytetään tietoja käsittelyn edellyttämän ajan.

Tiedot poistetaan rekisterinpitäjän noudattamien poistoprosessien mukaisesti.

9  Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisterin tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

10  Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötiedot on suojattu toimialalla yleisesti hyväksyttävin ja kohtuullisin keinoin kuten kulkuluvin, koulutuksin, palomuurein ja salasanoin.

Ainoastaan yksilöidyillä rekisterinpitäjän tai sen toimeksiannosta ja lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on pääsy rekisterissä käsiteltäviin henkilötietoihin Vantaan Energia Oy:n myöntämien käyttöoikeuksien mukaisesti. Vantaan Energia Oy huomioi siihen sovellettavan lainsäädännön ja viranomaisten määräykset ja toimialajärjestöjen ohjeet henkilötietojen luottamuksellisen käsittelyn varmistamisesta.

Anonyymin ilmoituskanavan järjestelmätoimittaja (WhistleB) käsittelee henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. WhistleB ei tallenna IP-osoitteita tai muita tietoja, joilla voisi tunnistaa ilmoituksen lähettäjän. Kaikki raportit ovat salattuja ja vain nimetyt henkilöt voivat purkaa salauksen. Pääsyä ilmoituksiin on rajoitettu ja ilmoitusten käsittelijöillä on salassapitovelvollisuus.

11  Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeus tarkistaa, mitä tietoja hänestä on tallennettu rekisteriin. Sähköinen tarkastuspyyntö tehdään osoitteessa

https://tietopalvelu.vantaanenergia.fi/tietosuojavastaavalomake.

Tarkastuspyyntö voidaan tehdä myös henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona todistamalla rekisteröidyn henkilöllisyys. Vantaan Energia Oy saa periä tietojen antamisesta aiheutuvan kohtuullisen korvauksen, jos rekisteröity käyttää tarkastusoikeuttaan useammin kuin kerran vuodessa.

Rekisteröidyllä on yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeus vaatia Vantaan Energia Oy:tä oikaisemaan, poistamaan tai täydentämään rekisterissä oleva, tietojen käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto. Rekisteröidyllä on myös oikeus tietyin edellytyksin henkilötietojen käsittelyn rajoittamiseen ja vastustamiseen sekä oikeus saada ilmoitus henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta.

12  Valituksen tekeminen valvontaviranomaiselle

Jos rekisteröity katsoo, että henkilötietojen käsittely rikkoo soveltuvaa lainsäädäntöä tai että hänen lakisääteisiä oikeuksiaan on loukattu, hän voi tehdä asiasta valituksen tietosuojavaltuutetulle, jonka yhteystiedot löytyvät seuraavasta osoitteesta: www.tietosuoja.fi.