Vanda Energi Ab:s kundregister för fjärrvärme

Genom denna dataskyddsbeskrivning ges information i enlighet med dataskyddslagstiftningen till den registrerade, det vill säga den personuppgiftsansvariges kund, samt till tillsynsmyndigheten.

1 Personuppgiftsansvarig
Vanda Energi Ab
FO-nummer: 0124461-3
Postadress: PB 95, 01301 Vanda
Telefon: 09 829 01
Webbtjänst: www.vantaanenergia.fi

2 Personer som ansvarar för registerärenden samt kontaktuppgifter
Person som ansvarar för registret
Lassi Kortelainen
Postadress: PB 95, 01301 Vanda
Besöksadress: Peltolavägen 27, 01300 Vanda

Dataskyddsansvarig
Heidi Itkonen
Postadress: PB 95, 01301 Vanda
Besöksadress: Peltolavägen 27, 01300 Vanda

Förfrågningar om dataskydd
https://tietopalvelu.vantaanenergia.fi/kaukolampolomake

3 Registrets namn
Vanda Energi Ab:s kundregister för fjärrvärme (”Kundregistret”)

Registrerade i registret är Vanda Energi Ab:s kunder och potentiella kunder. Den registrerade kan vara en privatperson, en företagare eller en sammanslutning.

En potentiell kundrelation uppkommer när en person uttryckt sitt intresse för Vanda Energi Ab:s tjänster och gett sitt samtycke till direktmarknadsföring till exempel på Vanda Energi Ab:s webbplats, vid utlottningar, mässor och evenemang eller på ett försäljningsställe.

4 Ändamålet med behandlingen av personuppgifter och rättslig grund för behandlingen
Ändamålet med behandlingen av personuppgifter i Kundregistret är att sköta kundrelationer och arbetsuppgifter som hänför sig till Vanda Energi Ab:s affärsverksamhet, erbjuda, sälja och kommunicera om tjänster och produkter samt säkerställa, upprätthålla och utveckla kundrelationerna och kvaliteten på befintliga och framtida tjänster och produkter.

För ovan nämnda ändamål kan personuppgifter behandlas för att sköta Vanda Energi Ab:s kundrelationer samt för att analysera användningen av, erbjuda, sälja och utveckla tjänster och produkter, identifiera kundrelationer och registrerade, för statistik, kund- och marknadsföringskommunikation samt för att marknadsföra omsorgsfullt utvalda samarbetspartners produkter och tjänster och för opinions- och marknadsundersökningar.

Vid behandlingen av personuppgifter följer Vanda Energi Ab tillämplig lagstiftning, så som dataskyddslagen och EU:s allmänna dataskyddsförordning. Personuppgifter kan behandlas för att fullgöra skyldigheter i anslutning till tillämpliga lagar samt myndighetsföreskrifter och -anvisningar.

Den rättsliga grunden för behandlingen av personuppgifter är avtal, samtycke, lagstadgat krav eller den personuppgiftsansvariges berättigade intresse. Berättigade intressen är att producera, stödja och utveckla affärsverksamheten och tjänsterna.

5 Registrets datainnehåll
I samband med Kundregistret kan följande uppgifter som gäller kunden eller någon annan registrerad person behandlas:

  • basuppgifter om den registrerade (så som namn, födelsetid, personbeteckning, adressuppgifter, FO-nummer, kundnummer, förbrukningsplatsnummer, användarnamn och/eller någon annan identifikationskod, lösenord, modersmål och kön);
  • uppgifter om företagens kontaktpersoner (så som uppgifter om arbetsgivaren och den registrerades professionella ställning);
    kontaktuppgifter (så som adressuppgifter, telefonnummer och e-postadress);
  • uppgifter som rör betalning och fakturering (så som uppgifter om fakturering, avgifter, betalning och indrivning, förhandsuppskattningar, skadeståndsuppgifter och kreditupplysningar);
  • uppgifter som rör kundrelationen och avtalen (så som uppgifter om avtal, beställningar samt ikraftvarande och avslutade tjänster, uppgifter om skötsel av ärenden, uppgifter om fullmakter, inspelade kundkontakter (så som inspelade telefonsamtal och sparade e-postmeddelanden), korrespondens och övriga kontakter med Vanda Energi Ab samt uppgifter i anslutning till marknadsföring);
  • uppgifter som rör tjänster och produkter (så som uppgifter om beställningar, giltighet, ändringar och upphöranden, uppgifter om störningar, nödvändiga uppgifter om användning av mobila tjänster, uppgifter från den registrerade själv om vad han eller hon är intresserad av, kakor (cookies) och uppgifter som rör användningen av dem samt användarprofiler som bildats på basis av uppgifter som behandlats i samband med Kundregistret);
  • uppgifter om fjärrvärmeförbrukningen (så som årsprognos för förbrukningen och förbrukningsrapporter)
    eventuella övriga uppgifter som samlats in separat med den registrerades samtycke.
  • I fråga om potentiella kunder kan följande uppgifter som gäller den registrerade personen behandlas:
  • basuppgifter om den registrerade (så som namn, adressuppgifter, FO-nummer, förbrukningsplatsnummer och/eller någon annan identifikationskod);
  • uppgifter om företagens kontaktpersoner (så som uppgifter om arbetsgivaren och den registrerades professionella ställning);
  • kontaktuppgifter (så som adressuppgifter, telefonnummer och e-postadress);
  • uppgifter som rör kundrelationen och avtalen (så som korrespondens och övriga kontakter med Vanda Energi Ab samt uppgifter i anslutning till marknadsföring);
  • uppgifter som rör tjänster och produkter (så som uppgifter från den registrerade själv om vad han eller hon är intresserad av, kakor (cookies) och uppgifter i anslutning till användningen av dem);
  • marknadsföringsförbud och -samtycken (så som direktmarknadsföringsförbud, telefonmarknadsföringsförbud, samtycke till digital marknadsföring)
  • eventuella övriga uppgifter som samlats in separat med den registrerades samtycke.

6 Regelmässiga uppgiftskällor
Uppgifter om den registrerade erhålls regelmässigt

  • från den registrerade själv när han eller hon blir kund hos Vanda Energi Ab, registrerar sig som användare av Vanda Energi Ab:s tjänster, använder Vanda Energi Ab:s tjänster eller när någon annan saklig anknytning uppkommer mellan Vanda Energi Ab och den registrerade;
  • från den registrerade själv när han eller hon begär offert från Vanda Energi Ab eller ger sitt samtycke till att hans eller hennes uppgifter läggs till i Vanda Energi Ab:s Kundregister;
  • uppgifter för Vanda Energi Ab:s Kundregister kan också samlas in, lagras och uppdateras exempelvis från register som förs av Befolkningsregistercentralen, Suomen Asiakastieto Oy eller någon annan personuppgiftsansvarig som tillhandahåller adress-, uppdaterings- eller andra motsvarande tjänster.
  • Personuppgifter kan också samlas in och uppdateras från myndigheter och övriga tredje parter inom ramen för tillämplig lag , för de ändamål som nämns i denna dataskyddsbeskrivning.

Vanda Energi Ab spelar in kundtjänstsamtal för att säkerställa och utveckla kundtjänstens kvalitet.

7 Regelmässigt utlämnande av uppgifter
För att producera tjänster kan personuppgifter behandlas i Vanda Energi-koncernens gemensamma datasystem för ändamål enligt denna dataskyddsbeskrivning.

Personuppgifter kan för ändamål som nämns i denna registerbeskrivning och inom ramen för vad som tillåts och föreskrivs i vid var tid gällande lagstiftning, myndighetsföreskrifter samt branschorganisationernas anvisningar lämnas ut till exempelvis myndigheter, fastighetsägare och disponenter.

Personuppgifter kan också lämnas ut till samarbetspartners som omsorgsfullt valts ut av den personuppgiftsansvarige för sådana ändamål som stöder de i Kundregistret beskrivna ändamålen med behandlingen av personuppgifter.

8 Lagringstid för uppgifterna
Uppgifterna lagras bara så länge som det är nödvändigt för att uppfylla de ändamål som specificeras i denna Dataskyddsbeskrivning, i regel lagras avtalsuppgifter och tillhörande uppgifter så länge som kundrelationen varar. Därefter raderas uppgifterna, om vi inte är skyldiga att bevara dem enligt lag eller enligt rättigheter och skyldigheter som grundar sig på avtal mellan parterna.

Kunduppgifter som grundar sig på avtal ska bevaras i tio (10) år.

Inspelade kundkontakter lagras i ett (1) år.

För potentiella kunders del lagras kunduppgifter som baserar sig på samtycke ända tills kunden återkallar samtycket. För utomstående registers del följs den personuppgiftsansvariges anvisningar.

Uppgifterna raderas i enlighet med de raderingsprocesser som den personuppgiftsansvarige följer. Den personuppgiftsansvarige kan efter avslutad avtalsrelation behandla personuppgifter för direktmarknadsföringsändamål i enlighet med tillämplig lagstiftning.

9 Översändande av uppgifter till stater utanför EU eller EES
Vanda Energi översänder inte uppgifter till stater utanför EU och EES.

10 Principer för skydd av registret
Personuppgifterna är skyddade genom i branschen allmänt godtagbara och skäliga metoder så som passerkort, utbildningar, brandväggar och lösenord.

Endast specificerade arbetstagare hos den personuppgiftsansvarige eller hos företag som agerar på dennes uppdrag och för dennes räkning har åtkomst till personuppgifter som behandlas i Kundregistret i enlighet med de behörigheter som Vanda Energi Ab beviljat. Vanda Energi Ab beaktar tillämplig lagstiftning och myndighetsföreskrifter samt branschorganisationernas anvisningar för att säkerställa att personuppgifterna behandlas konfidentiellt.

11 Rätt till insyn, rättelse och förbud
Den registrerade har enligt den allmänna dataskyddsförordningen rätt att kontrollera vilka uppgifter om honom eller henne som har lagrats i Kundregistret. Elektronisk begäran om insyn görs på adressen https://tietopalvelu.vantaanenergia.fi/kaukolampolomake. Skriftlig begäran om insyn görs personligen på den personuppgiftsansvariges kontor, där den registrerades identitet kontrolleras. Vanda Energi Ab tar ut en skälig ersättning för lämnandet av uppgifter, om den registrerade utövar sin rätt till insyn oftare än en gång per år.

Den registrerade har enligt den allmänna dataskyddsförordningen rätt att förbjuda att uppgifter om honom eller henne behandlas och lämnas ut för direktreklam, distansförsäljning och direktmarknadsföring samt för marknads- och opinionsundersökningar. Förbudsrätten gäller inte kundkommunikation i samband med tjänster som kunden beställt och inte heller annan kommunikation som sker i samband med tjänsterna för att tillhandahålla tjänsterna i fråga.

Den registrerade har enligt den allmänna dataskyddsförordningen rätt att kräva att Vanda Energi Ab rättar, raderar eller kompletterar uppgifter i registret som är felaktiga, onödiga, bristfälliga eller föråldrade med avseende på ändamålet med behandlingen av uppgifter.

Den registrerade har också rätt att kräva begränsning av behandlingen av personuppgifter enligt dataskyddsförordningen samt överföring av uppgifterna till en annan personuppgiftsansvarig.

Den registrerade är själv ansvarig för att de uppgifter han eller hon uppgett är riktiga. Den registrerade bör meddela om det sker förändringar i de uppgifter han eller hon uppgett.

12 Anförande av besvär hos tillsynsmyndigheten
Om den registrerade anser att behandlingen av personuppgifter strider mot tillämplig lagstiftning eller att hans eller hennes lagstadgade rättigheter har kränkts, kan han eller hon anföra besvär hos dataombudsmannen, vars kontaktuppgifter finns på följande adress: www.tietosuoja.fi.