Dataskyddsbeskrivning: Säkerhetsregistret

1 Personuppgiftsansvarig
Vanda Energi-koncernen
Vanda Energi Ab och
FO-nummer: 0124461-3
Postadress: PB 95, 01301 Vanda
Telefon: 09 829 01
Webbtjänst: www.vantaanenergia.fi

Vanda Energi Elnät Ab
FO-nummer: 2038408-0
Postadress: PB 95, 01301 Vanda
Telefon: 09 829 01
Webbtjänst: www.vantaanenergiasahkoverkot.fi/

2 Person som ansvarar för registerärenden
Erkki Yrjölä
erkki.yrjola@vantaanenergia.fi
Postadress: PB 95, 01301 Vanda
Besöksadress: Peltolavägen 27, 01300 Vanda

3 Den dataskyddsansvarigas kontaktuppgifter
Heidi Itkonen
Postadress: PB 95, 01301 Vanda
Besöksadress: Peltolavägen 27, 01300 Vanda

4 Förfrågningar om dataskydd
https://tietopalvelu.vantaanenergia.fi/turvallisuusrekisterilomake

5 Registrets namn
Vanda Energi-koncernens säkerhetsregister

6 Ändamålet med behandlingen av personuppgifter och rättslig grund för behandlingen
Ändamålet med behandlingen av personuppgifter är att skydda egendom, förebygga brott, ofredande, trakasserier och osakligt beteende samt vara till hjälp vid utredning och bevisning av redan inträffade brott, ofredanden, trakasserier och osakligt beteende eller av andra situationer som orsakat fara eller hot. Ändamålet är också att säkerställa energiproduktionernas distributionsprocessers funktion och öka säkerheten i arbetet. Personuppgifter behandlas också för att fullgöra skyldigheter i anslutning till tillämpliga lagar samt myndighetsföreskrifter och -anvisningar. Dessutom kan de registrerades personuppgifter behandlas i samband med egenkontroll eller utredning av fel.

Behandlingen behövs för att verkställa Vanda Energi-koncernens (nedan VE) berättigade intressen och fullgöra lagstadgade skyldigheter.

7 Registrets datainnehåll
Bildmaterial som spelats in av kameror som hör till det inspelande övervakningssystemet i bevakade lokaler och gårdsområden samt data som producerats av andra system om en persons vistelse i VE:s lokaler.

VE samlar in uppgifter som VE som användare av och ansvarig för sina lokaler behöver för att förebygga brottslighet som riktar sig mot personalen, egendomen och kunderna samt för att utreda ansvarsfrågor i samband med orsakade skador. Med hjälp av uppgifterna kan VE värna om personsäkerheten, upprätthålla fastighetens skick och upprätthålla ordningen samt ställa personer som orsakat skada till svars. Uppgifter samlas in endast från platser som är nödvändiga för att säkerställa detta. Uppgifterna används för att värna om personsäkerheten, upprätthålla fastighetens skick och upprätthålla ordningen samt ställa personer som orsakat skada till svars.

  • basuppgifter om den registrerade (så som namn, födelsetid, personbeteckning, företag)
  • kontaktuppgifter (så som adressuppgifter, telefonnummer och e-postadress);
  • uppgifter om företagens kontaktpersoner (så som uppgifter om arbetsgivaren och den registrerades professionella ställning);
  • kamerainspelningar (så som bildmaterial och videoinspelningar samt bilars registernummer)
  • uppgifter från passagekontrollsystem
  • uppgifter om passerkort
  • resultatet av en säkerhetsutredning

8 Regelmässiga uppgiftskällor
Uppgifter om den registrerade erhålls regelmässigt

  • Från VE:s övervakningskameror, om vilka det har informerats med klistermärken eller skyltar.
  • Från VE:s passagekontrollsystem
  • Från VE:s arbetstidskontrollsystem
  • Personreserveringar (VAP) som ansökts om hos och erhållits från Försvarsmakten
  • I samband med egenkontroll
  • Från den registrerade själv
  • Personuppgifter kan också samlas in och uppdateras från myndigheter och övriga tredje parter inom ramen för tillämplig lag , för de ändamål som nämns i denna dataskyddsbeskrivning.

9 Regelmässigt utlämnande av uppgifter
Personuppgifter utlämnas i princip inte utanför koncernen. Uppgifter lämnas emellertid ut på det sätt som förutsätts i gällande lagstiftning till polisen vid misstanke om brott samt till exempelvis myndigheterna inom ramen för vad som tillåts och föreskrivs i vid var tid gällande lagstiftning, myndighetsföreskrifter samt branschorganisationernas anvisningar. Vid avtalstvister kan uppgifter från passagekontrollen och det elektroniska nyckelsystemet lämnas ut till avtalspartners.

10 Lagringstid för uppgifterna
Uppgifterna lagras bara så länge som det är nödvändigt för att uppfylla de ändamål som specificeras i denna Dataskyddsbeskrivning. Därefter raderas uppgifterna, om vi inte är skyldiga att bevara dem enligt lag eller enligt rättigheter och skyldigheter som grundar sig på avtal mellan parterna.

Avskrivningstiderna är i regel följande:

  • Passerkontrollsystemets passeruppgifter sparas 400 dagar.
  • Uppgifter om stämpning av arbetstid sparas cirka 5 år.
  • Uppgifter i det digitala nyckelsystemet Abloy Cliq:s passageregister sparas så länge personen har dispositionsrätt till nyckeln.
  • Säkerhetsutredningen raderas efter personens prövotid, varefter personen raderas ur uppföljningsregistret. Personens uppgifter raderas också i det fall att anställningsförhållandet eller entreprenadavtalet upphör tidigare.
  • Uppgifter som sparats av kamerasystemen bevaras automatiskt så länge de behövs för att uppfylla kameraövervakningens ändamål, dock högst 30 dygn. Inspelningar som gjorts av särskild orsak (t.ex. en storolycka, arbetsolycksfall etc.) kan bevaras längre tid, dock högst ett (1) år. Denna inspelning görs manuellt.
  • VAP-personreserveringar (befriade från militärtjänst) bevaras ända tills ett nytt VAP-personregister ersätter den tidigare reserveringslistan.

Alla uppgifter raderas genom att förstöra materialet.

11 Översändande av uppgifter till stater utanför EU eller EES
Vanda Energi översänder inte uppgifter till stater utanför EU och EES.

12 Principer för skydd av registret
Personuppgifterna är skyddade genom i branschen allmänt godtagbara och skäliga metoder så som passerkort, utbildningar, brandväggar och lösenord. Endast särskilt utsedda personer har möjlighet att behandla databaserna.

Databasen i digital form (på hårddisken i en dator eller motsvarande) är skyddad med lösenord. Varje person som har rätt att behandla databasen har tilldelats ett personligt lösenord, vars användning kan övervakas.

Databasernas användare har tystnadsplikt.

13 Rätt till insyn, rättelse och förbud
Den registrerade har enligt dataskyddsförordningen rätt att kontrollera vilka uppgifter som har sparats om honom eller henne. Elektronisk begäran om insyn görs på adressen https://tietopalvelu.vantaanenergia.fi/turvallisuusrekisterilomake.

Den registrerade kan också göra begäran om insyn personligen hos den personuppgiftsansvarige genom att styrka sin identitet. Vanda Energi Ab får ta ut en skälig ersättning för lämnandet av uppgifter om den registrerade utövar sin rätt till insyn oftare än en gång per år.

Var och en har enligt dataskyddsförordningen rätt till insyn i personuppgifter som gäller dem själva i den personuppgiftsansvariges personregister. Detta gäller också t.ex. bild- och ljudinspelningar i samband med kameraövervakning. En begäran om insyn ska göras till den personuppgiftsansvarige, där personen uppger var och när bildinspelningen har skett. Den personuppgiftsansvarige ska reagera på begäran om insyn inom en (1) månad. Endast inspelningar som gäller personen själv kan visas, om personen förekommer på bilden.

Den registrerade har enligt den allmänna dataskyddsförordningen rätt att kräva att VE rättar, raderar eller kompletterar uppgifter i registret som är felaktiga, onödiga, bristfälliga eller föråldrade med avseende på ändamålet med behandlingen av uppgifter.

Personuppgifter lämnas inte ut från registret utan den registrerades tillstånd för direktmarknadsföring, marknads- och opinionsundersökningar, personmatrikel eller släktforskning.

Den registrerade har också rätt att kräva begränsning av behandlingen av personuppgifter enligt dataskyddsförordningen samt överföring av uppgifterna till en annan personuppgiftsansvarig.

14 Anförande av besvär hos tillsynsmyndigheten
Om den registrerade anser att behandlingen av personuppgifter strider mot tillämplig lagstiftning eller att hans eller hennes lagstadgade rättigheter har kränkts, kan han eller hon anföra besvär hos dataombudsmannen, vars kontaktuppgifter finns på följande adress: www.tietosuoja.fi.