Vantaan Energia Keski-Uusimaa Oy:n markkinointi- ja viestintärekisteri

Tällä tietosuojaselosteella annetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämiä tietoja rekisteröidylle eli Vantaan Energia Keski-Uusimaa Oy:n potentiaaliselle asiakkaalle sekä valvovalle viranomaiselle siitä, miten ja miksi Vantaan Energia Keski-Uusimaa Oy käsittelee potentiaalisten asiakkaidensa henkilötietoja markkinointitarkoituksia varten.

1  Rekisterinpitäjä

Vantaan Energia Keski-Uusimaa Oy
Y-tunnus: 3140967-7
Postiosoite: PL 95, 01301 Vantaa

09 8290 444
Verkkosivut: www.vantaanenergia.fi

2  Rekisteriasioista vastaavat henkilöt ja yhteystiedot

Rekisteristä vastaava
Vantaan Energia Keski-Uusimaa Oy
Postiosoite: PL 95, 01301 Vantaa

09 8290 444
Käyntiosoite: Peltolantie 27, 01300 Vantaa

tietosuoja-asiat@vantaanenergia.fi

Tietosuojavastaava
Heidi Itkonen
Postiosoite: PL 95, 01301 Vantaa
Käyntiosoite: Peltolantie 27, 01300 Vantaa

tietosuoja-asiat@vantaanenergia.fi

Tietosuojakyselyt
https://tietopalvelu.vantaanenergia.fi/VE-keski-uusimaa

3  Rekisterin nimi

Vantaan Energia Keski-Uusimaa Oy:n Markkinointi- ja viestintärekisteri

Rekisterin rekisteröityjä ovat Vantaan Energia Keski-Uusimaa Oy:n potentiaaliset asiakkaat.

Potentiaalinen asiakkuus syntyy henkilön ilmaistua kiinnostuksensa Vantaan Energia Keski-Uusimaa Oy:n palveluita kohtaan ja antaessaan suostumuksensa suoramarkkinointiin esimerkiksi Vantaan Energia Keski-Uusimaa Oy:n kotisivuilla, sosiaalisen median kampanjoissa, arvonnoissa, messuilla ja tapahtumissa tai myyntipisteellä.

4  Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn oikeusperuste

Markkinointirekisterin sisältämien henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on Vantaan Energia Keski-Uusimaa Oy:n liiketoimintaan liittyvien palveluiden ja tuotteiden tarjoaminen, myyminen ja markkinoiminen sekä olemassa olevien ja tulevien palveluiden ja tuotteiden laadun varmentaminen, ylläpitäminen ja kehittäminen.

Yllä mainituissa tarkoituksissa henkilötietoja voidaan käsitellä Vantaan Energia Keski-Uusimaa Oy:n palveluiden ja tuotteiden käytön analysoimiseksi, tarjoamiseksi, myymiseksi ja kehittämiseksi, rekisteröityjen tunnistamiseksi, tilastointiin, viestintään sekä huolellisesti valikoitujen yhteistyökumppaneiden tuotteiden ja palveluiden markkinointiin sekä mielipide- ja markkinatutkimuksiin.

Henkilötietojen käsittely perustuu ensisijaisesti Vantaan Energia Keski-Uusimaa Oy:n perusteltuun ja oikeutettuun etuun viestiä ja markkinoida palveluitaan liiketoimintansa edistämiseksi ja varmentaa, ylläpitää ja kehittää palveluitaan. Henkilötietojen käsittely voi perustua myös rekisteröidyn antamaan suostumukseen.

5  Rekisterin tietosisältö

Potentiaalisten asiakkaiden osalta voidaan käsitellä seuraavia rekisteröityyn henkilöön liittyviä tietoja:

• perustiedot rekisteröidystä(kuten nimet, osoitetiedot, yrityksen y-tunnus, käyttöpaikkatunnus ja/tai muu yksilöivä tunniste);
• yritysten yhteyshenkilöitä koskevat tiedot(kuten tiedot työnantajasta ja rekisteröidyn ammatillisesta asemasta);
• yhteystiedot (kuten osoitetiedot, puhelinnumero ja sähköpostiosoite);
• asiakkuuteen ja sopimuksiin liittyvät tiedot(kuten Vantaan Energia Keski-Uusimaa Oy:n kanssa käyty kirjeenvaihto ja muut yhteydenotot, kontaktitallenteet (kuten puhelu- ja sähköpostitallenteet) sekä markkinointiin liittyvät tiedot;
• palveluihin ja tuotteisiin liittyvät tiedot(kuten rekisteröidyn itse antamat tiedot kiinnostuksen kohteista, evästeet ja niiden käyttöön liittyvät tiedot);
• markkinointikiellot ja -suostumukset (kuten suoramarkkinointikielto, puhelinmarkkinointikielto, sähköisen suoramarkkinoinnin suostumus)
• mahdolliset muuterikseen rekisteröidyn suostumuksella kerätyt tiedot.

6  Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteröityä koskevat tiedot saadaan säännönmukaisesti

• rekisteröidyltä itseltään hänen pyytäessään Vantaan Energia Keski-Uusimaa Oy:ltä tarjouksen tai antaessaan suostumuksen tietojen lisäämiseen Vantaan Energia Keski-Uusimaa Oy:n Markkinointi- ja viestintärekisteriin
• Vantaan Energia Keski-Uusimaa Oy:n Markkinointi- ja viestintärekisterin tietoja voidaan myös kerätä, tallettaa ja päivittää esimerkiksi Väestörekisterikeskuksen ja Suomen Asiakastieto Oy:n rekistereistä.

Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös viranomaisilta ja muilta kolmansilta osapuolilta soveltuvan lainsäädännön sallimissa rajoissa tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja tarkoituksia varten.

Vantaan Energia Keski-Uusimaa Oy tallentaa asiakkailta tulevat sekä asiakkaille soitetut puhelut asiakaspalvelun laadun varmistamiseksi ja kehittämiseksi. Myös Vantaan Energia Keski-Uusimaa Oy:n puolesta toimivien yhteistyökumppaneiden puhelut asiakkaille tallennetaan.

7  Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja voidaan luovuttaa tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja tarkoituksia varten ja kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön, viranomaisten määräysten sekä toimialajärjestöjen ohjeiden sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisille, muille sähkömarkkinoilla toimiville energiayhtiöille, kiinteistön omistajille ja isännöitsijöille sekä sähkön toimitus- ja myyntisopimuksen osapuolille.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa myös rekisterinpitäjän huolellisesti valikoimien yhteistyökumppaneiden (esim. ulkoistettu asiakaspalvelu) sellaisiin tarkoituksiin, jotka tukevat Markkinointi- ja viestintärekisterissä kuvattuja henkilötietojen käsittelyn tarkoituksia.

Rekisterinpitäjä voi käyttää alihankkijoita tietojen käsittelyssä. Vantaan Energia Keski-Uusimaa Oy ei siirrä tietoja muihin kuin EU- ja ETA-maihin.

8  Tietojen säilytysaika

Potentiaalisten asiakkaiden osalta suostumukseen perustuvia asiakastietoja säilytetään, kunnes asiakas peruu suostumuksen vastaanottaa suoramarkkinointia tai kieltää suoramarkkinoinnin. Ulkopuolisien rekisterien osalta noudatetaan rekisterinpitäjän ohjeistusta.

Tiedot poistetaan rekisterinpitäjän noudattamien poistoprosessien mukaisesti. Rekisterinpitäjä voi käsitellä sopimussuhteen päätyttyä henkilötietoja suoramarkkinointitarkoituksiin soveltuvan lainsäädännön mukaisesti.

9  Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötiedot on suojattu toimialalla yleisesti hyväksyttävin ja kohtuullisin keinoin kuten kulkuluvin, koulutuksin, palomuurein ja salasanoin.

Ainoastaan yksilöidyillä rekisterinpitäjän tai sen toimeksiannosta ja lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on pääsy Markkinointi- ja viestintärekisterissä käsiteltäviin henkilötietoihin Vantaan Energia Keski-Uusimaa Oy:n myöntämien käyttöoikeuksien mukaisesti. Vantaan Energia Keski-Uusimaa Oy huomioi siihen sovellettavan lainsäädännön ja viranomaisten määräykset ja toimialajärjestöjen ohjeet henkilötietojen luottamuksellisen käsittelyn varmistamisesta.

10  Rekisteröidyn oikeudet

Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeus tarkistaa, mitä tietoja hänestä on tallennettu Markkinointirekisteriin. Tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein. Sähköinen tarkastuspyyntö lähetetään sähköpostitse osoitteeseen

https://tietopalvelu.vantaanenergia.fi/VE-keski-uusimaa

Kirjallinen tarkastuspyyntö tehdään henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän toimipisteessä, jossa varmistetaan rekisteröidyn henkilöllisyys.

Vantaan Energia Keski-Uusimaa Oy veloittaa tietojen antamisesta aiheutuvan kohtuullisen korvauksen, jos rekisteröity käyttää tarkastusoikeuttaan useammin kuin kerran vuodessa.

Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä

Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyen vastustaa itseensä kohdistuvaa profilointia ja muita käsittelytoimia, joita rekisterinpitäjä kohdistaa rekisteröidyn henkilötietoihin siltä osin kuin tietojen käsittelemisen perusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu. Rekisteröidyn tulee vaatimuksen yhteydessä yksilöidä se erityinen tilanne, jonka perusteella hän vastustaa käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä laissa säädetyin perustein.

Oikeus vastustaa suoramarkkinointia

Rekisteröity voi antaa Rekisterinpitäjälle suoramarkkinointia koskevia suostumuksia tai kieltoja kanavakohtaisesti.

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa häntä koskevien tietojen käsittelyä suoramainontaa, etämyyntiä ja suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimuksia varten. Vastustamisoikeus ei koske asiakkaan tilaamiin palveluihin liittyvää asiakasviestintää ja muuta palveluiden yhteydessä palveluiden tarjoamiseksi tapahtuvaa viestintää.

Oikeus vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia Vantaan Energia Keski-Uusimaa Oy:tä oikaisemaan, poistamaan tai täydentämään rekisterissä oleva, tietojen käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, että rekisteröity odottaa rekisterinpitäjän vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.

Rekisteröity on itse vastuussa antamiensa tietojen oikeellisuudesta. Rekisteröidyn tulee ilmoittaa, mikäli hänen antamissa tiedoissa tapahtuu muutoksia.

Oikeus peruuttaa suostumus

Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä Vantaan Energia Keski-Uusimaa Oy:lle.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Siltä osin kuin rekisteröity on itse toimittanut rekisteriin tietoja, joita käsitellään rekisteröidyn ja Vantaan Energia Keski-Uusimaa Oy:n välisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi tai rekisteröidyn antaman suostumuksen nojalla, rekisteröidyllä on pääsääntöisesti oikeus saada tiedot itselleen koneluettavassa muodossa ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle.

11  Valituksen tekeminen valvovalle tietosuojaviranomaiselle

Jos rekisteröity katsoo, että henkilötietojen käsittely rikkoo soveltuvaa lainsäädäntöä tai että hänen lakisääteisiä oikeuksiaan on loukattu, hän voi tehdä asiasta valituksen asianomaiselle tietosuojaviranomaiselle. Suomessa henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuutta valvoo tietosuojavaltuutettu, jonka yhteystiedot löytyvät osoitteesta: www.tietosuoja.fi.

12  Tietosuojaselosteen muuttaminen

Pidätämme oikeuden muuttaa ja päivittää tätä tietosuojaselostetta. Ajantasaiset tietosuojaselosteet löytyvät verkkosivuiltamme.